Курс "Секретарское дело и делопроизводство"

Учебная программа курса «Курс "Секретарское дело и делопроизводство"»

Часть1.

1. Нормативно-методическая основа делопроизводства.
Документирование. Организация работы с документами.
2. Секретарь в структуре управления.
Требования, предъявляемые к секретарю. Должностные обязанности.
3. Документ. Значение документов в управлении.
Понятие документа. Функции документа. Классификация документов. Виды. Электронный документооборот. Преимущества и недостатки.
4. «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"»
Необходимость единых правил оформления документов. Состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов. Юридическое значение документа. Особенности языка служебных документов. Бланки документов.
5. Организационные документы (уставы, положения, инструкции).
Распорядительные (приказы, распоряжения, решения). Информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные служебные записки, протоколы и др.). Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договора, трудовые книжки, личные карточки и тд). Коммерческие документы (контракты и тд). Документы по обращениям граждан (предложения, заявления и тд). Формуляр-образец.
6. Организация работы с документами.
Документооборот. Основные группы документов (входящие, исходящие, внутренние). Работа с входящими документами. Этапы обработки (первичная, предварительное рассмотрение, регистрация и тд). Порядок работы. Работа с исходящими документами. Этапы обработки. Порядок работы. Работа с внутренними документами. Этапы и порядок работы с внутренними документами. Регистрация документов. Виды регистрации документов. Контроль исполнения документов (содержание контроля, сроки исполнения документов и тд)
7. Номенклатура дел.
Виды номенклатуры дел. Содержание. Порядок составления. Формирование и оформление дел. Оперативные хранение дел (понятие оперативного хранения дел, проверка наличия документов, порядок выдачи дел). Электронные документы и их хранение. Экспертиза ценности документов. Понятие. Определение сроков хранения. Порядок выдачи дел. Подготовка дел и передача в архив. Формы описи и акты. Передача дел в архив. Работы с конфиденциальными документами. Организация делопроизводства.
8. Имидж секретаря.
Деловая женщина-профессионал. Рабочее место секретаря.
9. Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления.
Нормы и правила деловой этики. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет.
10. Этикет в служебных отношениях.
Корпоративная культура, фирменный стиль организации. Служебная вертикаль (отношения в системе "руководитель-подчиненный"). Служебная горизонталь (отношения в системе "коллега-коллега"). Служебная субординация. Нормы и правила отношений сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами, посетителями.
11. Взаимоотношения с руководителем.
Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Эмоционально-нейтральный, деловой характер отношений. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях.
12. Взаимоотношения в коллективе.
Женский фактор на работе. "Трудные люди". Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
13. Технология и этикет деловых ситуаций.

Телефонный разговор в офисе. Исходящие и входящие звонки. Фазы телефонного разговора. Ваш "говорящий имидж". Использование в работе новых технических устройств (автоответчик, факс, ксерокс). Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Имидж приемной руководителя. Подача чая, кофе, напитков в офисе. Деловые приемы. Участие секретаря в подготовке переговоров. Обслуживание визита вежливости. Работа в приемной. Выбор подарков деловым партнерам.

Часть2

1. Оформление бланков документов.
1.1. Форматирование страниц, абзаца, шрифта.
1.2. Оформление текста.
1.3. Создание всех видов бланков и сохранение их в Автотексте.
1.4. Форматирование служебного письма.
2. Оформление информационно-справочной документации.
2.1.Выделение фрагментов текста.
2.2. Перемещение фрагментов.
2.3. Оформление и форматирование гарантийного письма.
2.4. Оформление и форматирование Акта.
3. Оформление документов с помощью табулятора.
3.1. Создание списков.
3.2. Табуляция в тексте. Оформление документов с помощью табуляции.
3.3. Печать конверта с адресами отправителя и получателя.
4. Оформление отдельных видов документов.
4.1. Оформление визиток.
4.2. Оформление титульного листа доклада.
4.3. Построение таблиц в программе Word
5. Работа в системе Excel.
5.1. Построение таблиц в программе Excel.
5.2. Построение диаграмм.
5.3. Вставка в текст документа Word ранее разработанной таблицы Excel.

Часть 3

1. Обучение "слепому" десятипальцевому методу письма.
1.1. Основные принципы "слепого" десятипальцевого метода письма.
1.2.Рекомендации по быстрому освоению метода.
2. Освоение позиций пальцев на клавиатуре.
2.1. Освоение зон указательных, средних, безымянных пальцев; мизинцев.
2.2.Печать прописных букв и цифр.
2.3. Знаки препинания.
3. Отработка криптограмм гласных букв.
3.1. Печать слогов типа "гласная-согласная", "согласная-гласная".
3.2. Работа со слогами типа "согласная - гласная-согласная", "согласная - согласная - гласная".
3.3. Отработка криптограмм букв основной позиции пальцев.
3.4. Отработка криптограмм букв всей клавиатуры.
3.5. Печать слогов типа "согласная-гласная-2 согласных", "2 согласных - гласная-согласная".
3.6. Печать двух- и трехбуквенных конечных буквосочетаний.
4. Закрепление навыков работы.
5. Определение скорости печати.